GAEB-Datei erklärt: Formate, Austauschphasen und wofür Bieter sie brauchen

Die E-Mail vom Auftraggeber enthält eine Datei mit der Endung .X83. Word öffnet sie nicht. Excel auch nicht. Kein Fehler — das ist eine GAEB-Datei, und wer öffentliche Bauaufträge verfolgt, wird ihr früher oder später begegnen.

Für Bauleiter und Kalkulatoren, die zum ersten Mal damit konfrontiert sind, fühlt sich das Format wie eine unangekündigte Prüfung an. Tatsächlich ist GAEB weder neu noch ungewöhnlich kompliziert — aber wer die Grundregeln nicht kennt, riskiert beim nächsten Angebot den Ausschluss.

Was ist eine GAEB-Datei?

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen, ein Normungsgremium, das dem Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen zugeordnet ist. Es entwickelt und pflegt einen einheitlichen Datenaustauschstandard für die Bauwirtschaft.

Eine GAEB-Datei enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten zu einem Leistungsverzeichnis (LV). Auftraggeber stellen damit ihr LV digital bereit; Bieter tragen ihre Preise in derselben Datei ein und reichen sie als Angebot zurück. Beide Seiten lesen und schreiben dasselbe Format — das klingt technisch, ist aber der Grund, warum öffentliche Bauauftraggeber in Deutschland seit Jahrzehnten fast ausnahmslos auf diesen Standard setzen.

GAEB-Dateien finden sich in der Downloadmappe der Vergabeunterlagen auf den gängigen eVergabe-Plattformen: DTVP, subreport, evergabe.nrw oder vergabe24.de. Die Datei liegt dort neben dem PDF der Bekanntmachung und den Vertragsbedingungen.

Drei Format-Generationen: GAEB 90, GAEB 2000, GAEB DA XML

GAEB hat drei aufeinander folgende Versionen. Der Buchstabe in der Dateiendung zeigt sofort, welche Generation vorliegt:

Format	Typische Dateiendungen	Eingeführt	Status
GAEB 90	.d83, .d84, .d86 (Kleinbuchstaben)	1990er	Veraltet, noch im Umlauf
GAEB 2000	.D83, .D84, .D86 (Großbuchstaben)	~2000	Verbreitet, wird abgelöst
GAEB DA XML	.X83, .X84, .X86	2004	Aktueller Standard, empfohlen

Der Buchstabe markiert das Format: d/D steht für die älteren Festfeld-Formate, X für das XML-basierte GAEB DA XML. Die nachfolgende Zahl gibt die Austauschphase an.

Für die meisten modernen AVA-Programme ist die Format-Version transparent: sie importieren alle drei Generationen. Wer ältere Projektsoftware einsetzt, sollte prüfen, ob das der Fall ist — und beim Export immer das X-Format wählen.

Die Austauschphasen 81 bis 86

GAEB unterteilt den Vergabeprozess in sechs Phasen. Die Nummerierung läuft von 81 bis 86 und bleibt über alle Format-Generationen gleich:

Phase	Inhalt	Richtung
81	Bedarfsermittlung	Intern beim Auftraggeber
82	Kostenanschlag	Planer → Auftraggeber
83	Angebotsaufforderung (LV ohne Preise)	Auftraggeber → Bieter
84	Angebot (LV mit Bieterpreisen)	Bieter → Auftraggeber
85	Nebenangebot	Bieter → Auftraggeber (nur wenn zugelassen)
86	Auftragserteilung / Aufmaß und Abrechnung	Nach Zuschlag

Für Bieter sind praktisch zwei Phasen entscheidend: 83 und 84.

Die X83-Datei kommt vom Auftraggeber — sie enthält das LV mit allen Positionen, aber ohne Preise. Der Bieter öffnet sie in seiner Kalkulationssoftware, trägt die Einheitspreise ein und gibt die befüllte Datei als X84 zurück. Das ist die eigentliche Angebotsabgabe.

Phase 86 spielt nach der Vergabe eine Rolle: Die X86-Datei enthält das beauftragte LV mit den Vertragspreisen und bildet die Grundlage für Aufmaß und Abrechnung auf der Baustelle.

Was Bieter mit einer GAEB-Datei konkret tun

Der Ablauf ist für erfahrene Bieter Routine, für Neueinsteiger aber nicht selbsterklärend:

1. X83 herunterladen — aus dem Vergabeportal oder dem Downloadpaket der Vergabeunterlagen
2. In Kalkulationssoftware importieren — alle gängigen AVA-Programme (ORCA AVA, RIB iTWO, California.pro, Nemetschek Allplan) unterstützen GAEB; Alternativen für Bieter ohne AVA-Lizenz im übernächsten Abschnitt
3. Einheitspreise positions- und gewerkeweise eingeben — inklusive Kalkulation
4. Angebot als X84 exportieren — die befüllte Datei als Angebotsformat
5. Über das Vergabeportal einreichen — nicht per E-Mail; öffentliche Vergaben erfordern den Weg über die zertifizierte Plattform

Wichtig: Die X84-Datei muss strukturell identisch zur empfangenen X83 sein. Keine Positionen löschen, keine hinzufügen — es sei denn, ein Nebenangebot (Phase 85) ist in der Bekanntmachung ausdrücklich vorgesehen.

Welche Fristen dabei gelten und welche Fehler Bieter am häufigsten machen, beschreibt der Leitfaden zu Angebotsfristen und Submissionsterminen.

Warum das falsche Dateiformat zum Angebotsausschluss führt

Der Bundesgerichtshof hat am 16. Mai 2023 (XIII ZR 14/21) entschieden, dass ein Bieter, der sein Angebot vollständig, aber als PDF statt als GAEB-Datei eingereicht hatte, zwingend auszuschließen ist.

Die Preise lagen vollständig vor. Der Auftraggeber hätte das Angebot inhaltlich prüfen können. Der BGH sah das trotzdem eindeutig: § 13 EU Abs. 1 Nr. 1 Satz 1 VOB/A gibt dem Auftraggeber das Recht, die Form der Angebotsabgabe vorzuschreiben; § 16 EU Nr. 2 VOB/A verpflichtet ihn, formwidrige Angebote auszuschließen — ohne Ermessensspielraum.

Das Urteil ist in Vergaberechtsseminaren seitdem ein Standardbeispiel. Für Bieter bedeutet es: Formvorgabe in den Vergabeunterlagen lesen und einhalten, bevor die Frist abläuft. Wer eine X84 abliefern soll, schickt keine PDF.

Dasselbe gilt für den umgekehrten Weg: Wer die X83 in Word oder Excel öffnet, verliert die Datenstruktur und riskiert beim Zurückschicken einen Formfehler.

GAEB-Dateien öffnen: welche Software funktioniert

Wer keine AVA-Vollversion hat, hat mehrere Optionen:

Direkt bei der Ausschreibungsrecherche:

• brixl — der integrierte GAEB-Viewer zeigt das Leistungsverzeichnis direkt beim Prüfen einer Ausschreibung in der Plattform. Der Vorteil: Sie sehen sofort, welche Leistungen ein Auftrag enthält, ohne die Unterlagen erst herunterzuladen und in ein separates Tool zu laden.

Kostenlose Viewer (nur lesen):

• GAEB-Viewer (gaeb-tools.de) — zeigt alle GAEB- und ÖNorm-Formate im Browser, ohne Installation
• WebGAEB Viewer (Dangl IT) — ebenfalls kostenlos, browserbasiert

Kostenlose Bieterprogramme (Preise eintragen und X84 exportieren):

• Heitker GAEB-Software — X83 öffnen, Preise eingeben, X84 exportieren; kostenlos für Bieter
• GAEB365.online — nach kostenloser Registrierung: X83 hochladen, Preise erfassen, X84 herunterladen

AVA-Software mit vollem GAEB-Workflow: Für mittelständische GUs mit eigenem Kalkulations-Workflow gehört GAEB-Unterstützung bei ORCA AVA, RIB iTWO und California.pro zum Standard. Diese Programme verwalten auch Projektablage, Kostenverfolgung und LV-Historien über mehrere Vergabephasen hinweg.

Bevor die X83-Datei kommt: die passende Ausschreibung finden

Für Bieter beginnt die Arbeit mit der GAEB-Datei erst, wenn sie die richtige Ausschreibung identifiziert haben. Das ist der vorgelagerte Schritt — und oft der aufwändigere, weil öffentliche Bauausschreibungen auf vielen öffentlichen Vergabeportalen verstreut sind.

brixl ist die KI-Plattform für die deutsche Baubranche, die Bauausschreibungen aus allen öffentlichen Portalen aggregiert und mit nachvollziehbarer KI qualifiziert. Der integrierte GAEB-Viewer zeigt das Leistungsverzeichnis dabei direkt in der Plattform — so lässt sich schon während der Recherche einschätzen, ob ein Auftrag zum eigenen Profil passt, ohne die Unterlagen erst herunterzuladen.

Was das Verfahren hinter der Ausschreibung über Aufwand und Fristen verrät, erklärt der Artikel zu Vergabeverfahren und ihrer Struktur.

Häufige Fragen zur GAEB-Datei

Was ist der Unterschied zwischen X83 und X84? X83 ist die Angebotsaufforderung: das Leistungsverzeichnis vom Auftraggeber ohne Preise. X84 ist das Angebot: dieselbe Datei, vom Bieter mit Einheitspreisen befüllt und zurückgeschickt.

Welche Software brauche ich, um eine GAEB-Datei zu öffnen? Wer Ausschreibungen in brixl recherchiert, braucht kein separates Tool: Der integrierte GAEB-Viewer zeigt das Leistungsverzeichnis direkt in der Plattform. Ansonsten reicht für das Betrachten ein kostenloser GAEB-Viewer (gaeb-tools.de oder Dangl IT WebGAEB). Für die Angebotsbearbeitung eignen sich kostenlose Bieterprogramme wie Heitker GAEB-Software oder GAEB365.online; für eine vollständige Kalkulation brauchen Sie AVA-Software.

Was passiert, wenn ich das Angebot als PDF statt als GAEB-Datei einreiche? Das Angebot wird ausgeschlossen. Der BGH hat am 16. Mai 2023 (XIII ZR 14/21) entschieden, dass § 16 EU Nr. 2 VOB/A dem Auftraggeber keinen Ermessensspielraum lässt — auch wenn die Preise inhaltlich vollständig vorliegen.

Muss ich bei jeder öffentlichen Bauausschreibung eine GAEB-Datei einreichen? Nicht zwingend. Bei EU-weiten Verfahren ist elektronische Angebotsabgabe Pflicht; das Format legt der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen fest. Bei unterschwelligen Vergaben variieren die Vorgaben. Immer zuerst die Vergabeunterlagen prüfen.

Was ist der Unterschied zwischen GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML? Drei Generationen: GAEB 90 (.d83) und GAEB 2000 (.D83) nutzen ältere Festfeld-Strukturen. GAEB DA XML (.X83, seit 2004) basiert auf XML und ist der aktuelle Standard. Alle drei übermitteln denselben Inhalt; der Unterschied liegt im technischen Dateiaufbau.