HVA F-StB Abwicklung: Zuschlag, Nachträge, Abnahme, Referenz
Vom Zuschlagsschreiben 20504 über Nachträge (30403) bis zu Abnahme (30902) und Referenzbescheinigung (30903): die Abwicklung nach HVA F-StB für Ingenieurbüros.
Fassung: HVA F-StB, Ausgabe März 2022 (20504/30403 Stand 03-22, 30902 Stand 01-21, 30903/31002 Stand 12-14) · Geprüft am 04.09.2026
- Rechtsgrundlage
- Werkvertrag §§ 631 ff. BGB, AVB F-StB – keine VOB/B
- Vertragsschluss
- Zugang des Zuschlagsschreibens (20504) bzw. der Annahmeerklärung
- Nachträge
- Zuschlagsschreiben Nachtragsleistung (30403), Textform
- Abnahme
- Gemeinsam und förmlich (30902)
- Mängelverjährung
- Fünf Jahre ab Abnahme (§ 14 AVB)
- Referenzbescheinigung
- Auf Wunsch, frühestens nach Abnahme (30903)
Das Wichtigste in Kürze
Die Abwicklung folgt eigenen Regeln – die VOB/B gilt hier nicht: Verträge über freiberufliche Leistungen sind in der Regel Werkverträge nach §§ 631 ff. BGB, modifiziert durch die AVB F-StB. Der Vertrag entsteht mit Zugang des Zuschlagsschreibens (Vordruck 20504) bzw. bei geändertem Angebot mit Zugang Ihrer Annahmeerklärung.
Nachtragsleistungen werden nicht per Nachtragsvertrag vereinbart, sondern durch das Zuschlagsschreiben Nachtragsleistung (30403) beauftragt – die Bedingungen des Hauptvertrags gelten fort, und Änderungen des Hauptvertrags bedürfen der Textform. Die Abnahme der Planungsleistung erfolgt gemeinsam und förmlich mit der Abnahmeniederschrift (30902); mit ihr beginnt die fünfjährige Verjährungsfrist für Mängelansprüche (§ 14 Abs. 2 AVB). Nach der Abnahme festgestellte Mängel rügt der Auftraggeber mit der Mängelrüge (31002) unter Fristsetzung – beseitigen Sie nicht fristgerecht, drohen Selbst- oder Ersatzvornahme auf Ihre Kosten (§ 637 BGB).
Und die Referenzbescheinigung (30903), Ihren formalisierten Eignungsnachweis für künftige Verfahren, stellt der Auftraggeber nur auf Ihren Wunsch aus – frühestens nach erfolgter Abnahme.
Die Vertragsabwicklung, Feld für Feld
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- 1Zuschlagsschreiben 20504 — Zuschlag auf Angebot oder Verhandlungsergebnis, Auftragssumme brutto, Aufforderung zum Leistungsbeginn, ggf. Verpflichtungstermin (§ 6 AVB) und Annahmeerklärung bei geändertem Angebot
- 2Zuschlagsschreiben Nachtragsleistung 30403 — Bezug auf Nachtragsangebot und Hauptvertrag, geänderte Fristen, Fortschreibung der Gesamtauftragssumme (Hauptvertrag, Nachträge, entfallende Leistungen), Annahmeerklärung; im Übrigen bleiben die Bedingungen des Hauptvertrags unverändert
- 3Abnahmeniederschrift 30902 — Gegenstand (Gesamt-, Teilleistung, Leistung nach Kündigung, Teilabnahme nach § 650s BGB, Mängelbeseitigung), Teilnehmer, Restleistungen, Mängel, Vorbehalte (Mängelansprüche, Schadensersatz, Vertragsstrafe), Abnahme oder Verweigerung, Beginn und Ende der Verjährungsfrist
- 4Mängelrüge 31002 — Bezug auf Vertrag und Abnahmeniederschrift, Mängelbeschreibung, Frist zur Beseitigung, Vorbehalt weiterer Mängelrechte
- 5Referenzbescheinigung 30903 — Rolle des Büros, Ausführungszeitraum, Leistungsgebiet, Projektbeschreibung, im eigenen Büro erbrachte maßgebliche Leistung, Auftragswert, Ansprechpartner
Die häufigsten Fragen
Wann müssen Sie die Vertragsabwicklung abgeben?
Das Zuschlagsschreiben 20504 ist für die Zuschlagserteilung vorgesehen; ab den EU-Schwellenwerten erst nach der Wartefrist des § 134 GWB (15 bzw. 10 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation). Der Vordruck 30403 kommt bei jeder Nachtragsleistung zum Einsatz: national für Leistungen, die für den geschuldeten Erfolg erforderlich, aber nicht im Vertrag enthalten sind; bei EU-weit vergebenen Aufträgen nur in den Grenzen des § 132 GWB – unwesentliche Änderungen oder die Fallgruppen der Absätze 2 und 3, mit den bekannten 10-%- und 50-%-Schwellen. Die förmliche Abnahme mit der 30902 ist der Regelfall; bei einfachen Leistungen von geringem Umfang kann darauf verzichtet werden, wenn der Auftraggeber die Leistung als vertragsgemäß anerkennt – die Abnahmewirkungen treten nach § 13 Abs. 3 AVB bereits mit einer Erklärung in Textform ein.
Die Mängelrüge 31002 setzt voraus, dass die Mängel bei der Abnahme nicht bekannt waren oder ihre Rechte vorbehalten wurden. Die Referenzbescheinigung 30903 dokumentiert Rolle (Hauptauftragnehmer, ARGE-Mitglied, Nachunternehmer), Zeitraum, Leistungsgebiet, Projekt und Auftragswert – fordern Sie sie aktiv an.
Was passiert, wenn die Vertragsabwicklung fehlt oder falsch ist?
In der Abwicklung drohen Vertrags- statt Vergaberisiken. Beim Zuschlag auf ein geändertes oder Nachtragsangebot gilt die harte Formklausel der Vordrucke 20504 und 30403: Ist die Annahmeerklärung nicht wie vorgegeben unterschrieben, signiert oder mit Namen in Textform versehen, „kommt der Vertrag endgültig nicht zu Stande“. Wer Nachtragsleistungen vor der Beauftragung ausführt, riskiert die Vergütung – der Hauptvertrag darf nur in Textform geändert werden, und eine nachträgliche Annahme eigenmächtiger Abweichungen kommt nur ohne Nachteile für den Auftraggeber in Betracht.
Mit der Abnahme kippt die Beweislast zu Ihren Gunsten, aber die fünfjährige Verjährung beginnt; bei der Abnahme nicht vorbehaltene bekannte Mängel und Vertragsstrafen kann der Auftraggeber nicht mehr durchsetzen – Ihre Einwendungen gehören in die Niederschrift. Nach fruchtlosem Fristablauf einer Mängelrüge kann der Auftraggeber die Mängel auf Ihre Kosten selbst oder durch Dritte beseitigen lassen und weitere Mängelrechte geltend machen; für bereits während der Ausführung erkannte mangelhafte Leistungen kann er nach Fristablauf den Auftrag entziehen (§ 14 Abs. 3 AVB).
Worauf Sie achten müssen
- Nachtragsleistungen vor der Beauftragung ausführen – der Nachtrag entsteht erst mit dem Zuschlagsschreiben Nachtragsleistung; Vertragsänderungen brauchen Textform.
- Die Annahmeerklärung bei geändertem Angebot formlos abgeben – ohne Unterschrift, Signatur oder Namensangabe kommt der Vertrag endgültig nicht zustande.
- Bei EU-Aufträgen die Nachtragsgrenzen des § 132 GWB übersehen (u. a. 10 % bzw. 50 % je Änderung).
- Die Referenzbescheinigung nicht anfordern – sie kommt nur auf Wunsch, frühestens nach der Abnahme.
Kann ich mir die Abtipperei sparen?
brixl begleitet die Abwicklung: Nachtragsangebote mit Textform-Nachweis, Abnahmetermin mit Einwendungs-Checkliste, Verjährungsdaten je Projekt – und die Erinnerung, nach der Abnahme die Referenzbescheinigung 30903 anzufordern. Dazu erkennt brixl je Ausschreibung, ob die Vertragsabwicklung überhaupt gefordert ist – mit Fundstelle in den Vergabeunterlagen und Fristerinnerung. Sie prüfen, statt abzutippen.
Gibt es im HVA F-StB eine Nachtragsvereinbarung wie im Bau?
Nein – Nachtragsleistungen werden durch das Zuschlagsschreiben Nachtragsleistung (Vordruck 30403) beauftragt; die Bedingungen des Hauptvertrags gelten fort. Bei EU-weit vergebenen Aufträgen sind die Grenzen des § 132 GWB zu beachten.
Wann beginnt die Verjährung meiner Mängelhaftung?
Mit der Abnahme: Ab dann läuft die fünfjährige Verjährungsfrist für Mängelansprüche (§ 14 Abs. 2 AVB F-StB), und der Auftraggeber trägt die Beweislast für Mängel. Bei der Abnahme nicht vorbehaltene bekannte Mängel und Vertragsstrafen kann er nicht mehr durchsetzen.
Wie komme ich an meine Referenzbescheinigung?
Nur auf eigenen Wunsch: Der Auftraggeber stellt die 30903 frühestens nach erfolgter Abnahme aus – mit Rolle, Zeitraum, Leistungsgebiet, Projekt und Auftragswert. Für künftige Eignungsprüfungen nach § 46 VgV ist sie Ihr wichtigster Nachweis.
Amtliche Quellen
- Amtliches FormblattHVA F-StB Vordrucke, Ausgabe März 2022 (ZIP, bmv.de)
- Amtliches FormblattHVA F-StB Richtlinientext, Ausgabe März 2022 (PDF, bmv.de)
- Amtliches FormblattHVA F-StB Vertragsbedingungen: AVB F-StB 2022 und TVB (PDF, bmv.de)
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