FormblattHVA B-StB

HVA B-StB Vorlage 3102: Die Abnahmeniederschrift im Straßenbau

Vorlage 3102 protokolliert die förmliche Abnahme im Straßenbau – mit Vorbehalten, Verjährungstabelle und der Referenzbescheinigung 3103 für die Präqualifikation.

Fassung: HVA B-StB, Ausgabe März 2023 · Geprüft am 31.08.2026

Die HVA-Abnahmeniederschrift kurz erklärt

Die Vorlage 3102 dokumentiert die förmliche Abnahme im Straßen- und Brückenbau – für die Niederschrift nach § 12 Abs. 4 VOB/B ist sie zwingend zu verwenden (Nr. (503)). Sie steht im Zentrum eines Dreiklangs: Mit der Vorlage 3101 kann der Auftraggeber die förmliche Abnahme verlangen, sofern Sie es nicht schon getan haben; die Referenzbescheinigung 3103 stellt Ihnen die Baudienststelle auf Wunsch frühestens nach der Abnahme aus – zur Vorlage bei einer Präqualifikationsstelle. Die Abnahme wirkt weitreichend (Nr. (495)): Billigung der Leistung, Beginn der Verjährungsfristen, Gefahrübergang, Beweislastumkehr. Entsprechend wichtig sind die Protokollfelder: Restleistungen und Mängel (Nr. 6 mit Anlage 1), die Vorbehalte des Auftraggebers zu Mängelansprüchen und Vertragsstrafe (Nr. 7), die Abnahme- oder Verweigerungserklärung (Nr. 8), Ihre eigene Erklärung (Nr. 9) und die Verjährungstabelle je Gewerk (Nr. 10) – mit Fristbeginn am Tag nach der Abnahme. Ab 10.000 Euro netto Auftragssumme soll die förmliche Abnahme verlangt werden (Nr. (292)); zu jeder Schlussrechnung muss eine Abnahmeniederschrift vorliegen (Nr. (466)).

Wann müssen Sie die HVA-Abnahmeniederschrift abgeben?

Die 3102 wird bei jeder förmlichen Abnahme verwendet: Gesamtabnahme (§ 12 Abs. 1 VOB/B), Teilabnahme in sich abgeschlossener Teilleistungen (§ 12 Abs. 2 – zulässig nur für selbständig beurteilbare Bauleistungen) und Abnahme von Mängelbeseitigungsleistungen (§ 13 Abs. 5 Nr. 1; auch diese sind förmlich abzunehmen, Verzicht nur bei geringer Bedeutung mit Dokumentation, Nr. (520)). Die Niederschrift wird vor der Abnahmeverhandlung so weit wie möglich ausgefüllt, im Übrigen während der Verhandlung möglichst an Ort und Stelle (Nr. (504)); Sie erhalten eine Kopie (Nr. (505)). Nimmt für Sie nicht der nach § 4 Abs. 1 Nr. 3 Satz 3 VOB/B bestellte Bauleiter teil, wird eine Vollmacht verlangt. Vor der Abnahme vereinbarte Abzüge für Mängel (Abzugsregelung, Vorlagen 3111/3112) gehören als Mängelvorbehalt in die Niederschrift. Für die Referenzbescheinigung 3103 gilt: Sie füllen als Referenznehmer Leistungsbereiche, Leistungsumfang mit Mengen, eigene Arbeitskräfte und Auftragswert aus; der Referenzgeber bewertet nur die Vertragserfüllung – von „auftragsgemäß“ bis „nicht auftragsgemäß“, einschließlich der Option „Abnahme wegen wesentlicher Mängel vorübergehend verweigert“.

Was Sie in die HVA-Abnahmeniederschrift eintragen

Kopf: Baudienststelle, Az., Bezeichnung der Bauleistung, Auftragnehmer, Vertragsnummer und -datum, CSBF-Identnummer
Nr. 1–2: Baubeginn (BVB-Termin und tatsächlich, aus dem Bautagebuch); Verlangen der förmlichen Abnahme (durch AG oder AN, mit Datum)
Nr. 3–5: Art der Abnahme (Gesamt, Teil, Mängelbeseitigung) mit Fertigstellungsdatum; Abnahmedatum; Teilnehmer beider Seiten (Vollmacht, falls nicht der bestellte Bauleiter teilnimmt)
Nr. 6: Feststellungen – Restleistungen und Mängel mit Anlage 1 (je Position Ort, Beschreibung, Art, Maßnahme, Erledigungsfrist)
Nr. 7: Vorbehalte des Auftraggebers – Mängelansprüche/Schadensersatz, Vertragsstrafe, Freifeld
Nr. 8–9: Erklärung des Auftraggebers (Abnahme oder Verweigerung wegen wesentlicher Mängel mit Begründung); Erklärung des Auftragnehmers
Nr. 10: Verjährungstabelle je Leistungsteil/Gewerk mit Beginn (Tag nach der Abnahme) und Ende; Nr. 11 Sonstiges; Unterschriften beider Seiten
3101: kurzes Abnahmeverlangen nach § 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B mit Empfangsbestätigung; 3103: Referenzbescheinigung mit AN-Angaben und AG-Bewertung der Vertragserfüllung

Was passiert, wenn die HVA-Abnahmeniederschrift fehlt oder falsch ist?

Das Risiko der Abnahme ist der Rechtsverlust auf Auftraggeberseite – und seine Kehrseite für Sie: Weil bei der Abnahme nicht vorbehaltene Vertragsstrafen und bekannte Mängel danach nicht mehr durchsetzbar sind (Nr. (495)), kreuzt der Auftraggeber die Vorbehalte in Nr. 7 regelhaft an – lesen Sie sie, und geben Sie Ihre Sicht in Nr. 9 zu Protokoll (ohne Erklärung wird „entfällt“ eingetragen). Bei wesentlichen Mängeln – etwa fehlender Verkehrssicherheit, neu herzustellenden wichtigen Bauteilen oder Mängeln auf einem umfangreichen Teil der Leistung – wird die Abnahme verweigert (Nr. (502), Erklärung in Nr. 8 mit Begründung). Eine wegen wesentlicher Mängel vorübergehend verweigerte Abnahme kann in der Referenzbescheinigung 3103 angekreuzt werden – und belastet damit künftige Präqualifikationen. Achten Sie auf die Verjährungstabelle in Nr. 10: Die Fristen kommen aus den ZTV bzw. BVB des Vertrags, subsidiär § 13 Abs. 4 VOB/B; einzutragen ist der Tag nach der Abnahme als Fristbeginn. Das gedruckte Rechenbeispiel der Vorlage enthält übrigens einen Druckfehler beim Fristende – rechnen Sie selbst.

Worauf Sie achten müssen

Nicht teilnehmen oder keine Erklärung abgeben – Ihre Einwendungen gehören in Nr. 9, sonst steht dort „entfällt“.
Die Vorbehalte in Nr. 7 überlesen – vorbehaltene Vertragsstrafen bleiben durchsetzbar, nicht vorbehaltene erlöschen.
Den Verjährungsbeginn falsch eintragen lassen – maßgeblich ist der Tag nach der Abnahme; das Druckbeispiel der Vorlage rechnet falsch.
Die Referenzbescheinigung 3103 nicht anfordern – sie ist Ihr PQ-Nachweis und wird frühestens nach der Abnahme auf Wunsch ausgestellt.

Die HVA-Abnahmeniederschrift nie wieder von Hand suchen

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Die HVA-Abnahmeniederschrift nach Bundesland

Vergabehandbuch	Besonderheit	Formular
Bund (Hochbau-Gegenstück)	Das VHB Bund verwendet die Formblätter 441–444 (Zustandsfeststellung, Abnahme, Mängelbeseitigung, Referenzbescheinigung) – gleiche VOB/B-Logik, eigene Nummern.	Öffnen

Amtliche Quellen

Amtliches FormblattHVA B-StB, Ausgabe März 2023 – Richtlinientext und alle Vordrucke (ZIP, bmv.de)
RichtlinieBMV: Handbuch für die Vergabe und Ausführung von Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB)
RechtsgrundlageVOB/B 2016 (nichtamtliche Fassung, fib-bund.de)

Verbindlich ist immer das Formblatt aus den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung — nicht der Download hier.

Häufige Fragen

Muss die Vorlage 3102 verwendet werden?

Ja – für die Niederschrift der förmlichen Abnahme nach § 12 Abs. 4 VOB/B schreibt Nr. (503) die Vorlage zwingend vor. Das Abnahmeverlangen selbst kann formlos oder mit der Vorlage 3101 ausgesprochen werden.

Wie komme ich an die Referenzbescheinigung 3103?

Auf Wunsch – die Baudienststelle stellt sie frühestens nach erfolgter (Gesamt-)Abnahme aus. Sie füllen Leistungsbereiche, Umfang, eigene Arbeitskräfte und Auftragswert aus; der Referenzgeber bewertet nur die Vertragserfüllung und bestätigt Ihre Mengen- und Wertangaben ausdrücklich nicht (beim Auftragswert nur bezogen auf Nachunternehmerleistungen).

Ab wann wird förmlich abgenommen?

Nach Nr. (292) soll die förmliche Abnahme ab einer Auftragssumme von 10.000 Euro netto verlangt werden; unabhängig davon findet sie statt, wenn eine Vertragspartei sie verlangt (§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B). Zu jeder (Teil-)Schlussrechnung muss eine Abnahmeniederschrift vorliegen.

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