Formblatt 444: Referenzbescheinigung
Formblatt 444: die Referenz, die Auftraggeber nach Abschluss ausstellen und die Sie für 124 und die PQ brauchen – wer was ausfüllt, was bestätigt wird.
Fassung: VHB Bund, Ausgabe 2017 – Stand 2019 · Geprüft am 29.08.2026
- Wer füllt aus?
- Seiten 1–2 Sie als Referenznehmer; Seite 3 ausschließlich der Referenzgeber
- Mit dem Angebot?
- Nein – kein Angebotsbestandteil; drei Referenznachweise erst in der engeren Wahl auf gesondertes Verlangen (Formblatt 124)
- Wann ausgestellt?
- In der Regel nach der Rechnungsprüfung des abgeschlossenen Vertrags, ausschließlich durch den Auftraggeber
- Bei Fristversäumnis
- Werden die verlangten Bestätigungen nicht innerhalb der gesetzten Frist vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen (Formblatt 124 Seite 3)
- Quelle
- Richtlinien 400 Nr. 16 VHB Bund, Ausgabe 2017 – Stand 2019
Das Wichtigste in Kürze
Formblatt 444 ist der Vordruck, mit dem ein öffentlicher Auftraggeber nach Abschluss eines Bauvertrags bescheinigt, ob Sie die Leistung auftragsgemäß ausgeführt haben. Es ist dreiteilig: Seiten 1 und 2 füllen Sie als Referenznehmer aus – Bauvorhaben, Einzel- oder Komplettleistung, Ausführungszeit, Vertragsverhältnis, Leistungsbereich nach der PQ-Leitlinie, Mengen, eingesetzte eigene Arbeitnehmer, Auftragswert. Seite 3 füllt ausschließlich der Referenzgeber aus und bewertet dort per Ankreuzfeld, ob die Leistung auftragsgemäß, im Ergebnis auftragsgemäß mit dokumentierten Störungen, nicht auftragsgemäß oder wegen Kündigung nicht fertiggestellt wurde.
Wichtig: Mengen, Personal und Auftragswert bestätigt der Auftraggeber ausdrücklich nicht – dafür haften Sie. Nach den Richtlinien 400 Nr. 16 stellt der Auftraggeber die Bescheinigung in der Regel nach der Rechnungsprüfung aus. Sie brauchen sie später zweimal: als einen der drei Referenznachweise, die Formblatt 124 in der engeren Wahl verlangt, und für die Aufnahme ins Präqualifikationsverzeichnis.
Formblatt 444, Feld für Feld
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In brixl liegen Ihre Firmen- und Angebotsdaten zentral – wiederkehrende Formblatt-Angaben übernehmen Sie, statt sie neu zu tippen.
- 1Kopf — Firma des Referenznehmers mit vollständiger Anschrift
- 2Seite 1 (Referenznehmer) — Referenzgeber als juristische Person, gegebenenfalls „vertreten durch“ (z. B. Architekt); Bezeichnung des Bauvorhabens; Einzel- oder Komplettleistung; Ort; Ausführungszeit Monat/Jahr; vertraglich gebunden als Hauptauftragnehmer, ARGE-Partner oder Nachunternehmer; Neubau, Umbau oder Denkmal
- 3Leistungsbereiche nach Anlage 2 der PQ-Leitlinie (pq-verein.de), auf die sich die Referenz bezieht
- 4Bei Einzelleistung — der im eigenen Betrieb erbrachte Leistungsumfang mit Mengen (m³, m², m, St, kg, t); bei Komplettleistung: Kurzbeschreibung der Baumaßnahme
- 5Seite 2 — durchschnittlich eingesetzte eigene Arbeitnehmer bzw. mit eigenem Führungspersonal koordinierte Gewerke; besondere technische und gerätespezifische Anforderungen; Auftragswert netto
- 6Richtigkeitserklärung des Referenznehmers mit Ort, Datum, Stempel, Unterschrift
- 7Seite 3 („Nur vom Referenzgeber auszufüllen!“) — a) auftragsgemäß; b) im Ergebnis auftragsgemäß mit angekreuzten Feststellungen – Mahnungen zu Vertragsfristen, wiederholte Aufforderung zur Mängelbeseitigung, Kündigungsandrohung, verweigerte Abnahme, unvollständige Rechnungsunterlagen, Schlussrechnung durch den Auftraggeber erstellt; c) nicht auftragsgemäß; d) wegen Kündigung nicht fertiggestellt
- 8Ansprechpartner beim Referenzgeber; Datenschutz-Einwilligung zur Präqualifikation; Haftungsabgrenzung: Mengen, Personal, Gewerke und Auftragswert werden vom Referenzgeber ausdrücklich nicht bestätigt; Ort, Datum, Stempel, Unterschrift des Referenzgebers
Die häufigsten Fragen
Wann müssen Sie Formblatt 444 abgeben?
Aus Sicht des Auftraggebers: in der Regel nach der Rechnungsprüfung des abgeschlossenen Vertrags, ausschließlich durch ihn selbst; statt 444 dürfen die Vordrucke der PQ-Stellen verwendet werden, soweit sie dieselben Erklärungen enthalten (Richtlinien 400 Nr. 16). Aus Ihrer Sicht: 444 ist kein Angebotsbestandteil. Mit der Eigenerklärung 124 erklären Sie, in den letzten fünf Kalenderjahren vergleichbare Leistungen ausgeführt zu haben; kommt Ihr Angebot in die engere Wahl, legen Sie auf gesondertes Verlangen drei Referenznachweise vor – mit genau den Angaben, die Formblatt 444 abfragt, einschließlich der Bestätigung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Ausführung (Formblatt 124; Teilnahmebedingungen 212 Nr. 7.1).
Bei Teilnahmewettbewerb gehört eine Referenzliste zum Teilnahmeantrag. Präqualifizierte Unternehmen haben ihre Referenzen bereits bei der PQ-Stelle hinterlegt. Das VHB Bayern verlangt im Nachforderungsschreiben 3216 ausdrücklich „je ein Nachweis für 3 Referenzen … in Anlehnung an das Formblatt 444“ mit Frist.
Was passiert, wenn Formblatt 444 fehlt oder falsch ist?
Formblatt 124 Seite 3: Die Bestätigungen zu den Eigenerklärungen sind auf gesondertes Verlangen innerhalb der gesetzten Frist vorzulegen, sonst wird das Angebot ausgeschlossen. Das bayerische Nachforderungsschreiben 3216 sagt es direkt: „Werden diese genannten Angaben nicht innerhalb der genannten Frist vorgelegt, wird Ihr Angebot ausgeschlossen.“ Inhaltlich: Negative Angaben in Referenzbescheinigungen würdigt die Vergabestelle im Rahmen ihres Beurteilungsspielraums, gegebenenfalls nach Rücksprache mit dem Referenzgeber; bestätigen die Bescheinigungen die Eigenerklärungen nicht, wird die Eignung neu bewertet (Richtlinien zu 321 Nr. 4.4). Auf Seite 2 erklären Sie selbst: „Mir ist bewusst, dass falsche Angaben meine Zuverlässigkeit beeinträchtigen.“
Worauf Sie achten müssen
- Erwarten, dass der Auftraggeber Ihre Mengen-, Personal- und Wertangaben bestätigt. Seite 3 schließt das ausdrücklich aus; er bestätigt nur die auftragsgemäße Ausführung und dokumentierte Störungen.
- Referenzliste und Referenznachweis verwechseln: Die Liste gehört bei Teilnahmewettbewerb zum Teilnahmeantrag, die drei bestätigten Nachweise kommen erst in der engeren Wahl auf Verlangen.
- Seite 3 selbst ausfüllen. Sie ist dem Referenzgeber vorbehalten; die Richtlinien 400 verlangen Ausstellung ausschließlich durch den Auftraggeber.
- Die Referenz zu früh anfordern – sie wird in der Regel erst nach der Rechnungsprüfung ausgestellt. Wer sie nach Projektende systematisch einholt, hat sie bei der nächsten engeren Wahl parat.
- Beim Referenzzeitraum daneben liegen: Formblatt 124 (Bau) stellt auf die letzten fünf Kalenderjahre oder den in der Bekanntmachung genannten Zeitraum ab – der längere gilt.
Kann ich mir die Abtipperei sparen?
brixl hält Ihre Referenzen mit allen Angaben aus Formblatt 444 im Firmenprofil – Leistungsbereich, Mengen, Personal, Auftragswert, Bestätigung des Auftraggebers – und schlägt zu jeder Ausschreibung die drei passenden vor, bevor die Vergabestelle sie in der engeren Wahl anfordert. Dazu erkennt brixl je Ausschreibung, ob Formblatt 444 überhaupt gefordert ist – mit Fundstelle in den Vergabeunterlagen und Fristerinnerung. Sie prüfen, statt abzutippen.
Wer stellt Formblatt 444 aus?
Der Auftraggeber des abgeschlossenen Projekts – in der Regel nach der Rechnungsprüfung (Richtlinien 400 Nr. 16). Sie bereiten die Seiten 1 und 2 vor; Seite 3 mit der Bewertung füllt nur der Referenzgeber aus. Ein Architekt kann im Auftrag des Bauherrn ausstellen und wird dann unter „vertreten durch“ eingetragen.
Brauche ich Formblatt 444 für die Präqualifikation?
Der PQ-Verein akzeptiert Referenzen mit den Erklärungen des Formblatts 444; es enthält dafür die Datenschutz-Einwilligung und die Leistungsbereiche nach Anlage 2 der PQ-Leitlinie. Alternativ gelten die Vordrucke der PQ-Stellen, soweit sie dieselben Erklärungen enthalten.
Was bestätigt der Auftraggeber – und was nicht?
Er bestätigt, ob die Leistung auftragsgemäß ausgeführt wurde, und dokumentiert Störungen wie Mahnungen oder verweigerte Abnahmen. Mengen, eingesetzte Arbeitnehmer, koordinierte Gewerke und Auftragswert bleiben in Ihrer alleinigen Verantwortung und werden mit seiner Unterschrift ausdrücklich nicht bestätigt.
Welche Varianten gibt es?
Amtliche Quellen
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