Formblatt 313: Niederschrift über die (Er)Öffnung der Angebote

Die Submissionsniederschrift kurz erklärt

Formblatt 313 ist die Niederschrift über den (Er)Öffnungstermin – die „Submission“. Die Vergabestelle füllt es aus: Zwei Vertreter müssen anwesend sein, Schriftführung und Verhandlungsleitung unterschreiben. Dokumentiert werden Verschluss und Verschlüsselung der Angebote, Beginn und Ende des Termins, die Verlesung und als Anlage die „Zusammenstellung der Angebote“. Verlesen werden ausschließlich: Name und Anschrift der Bieter, die Endbeträge der Angebote oder einzelner Lose, Preisnachlässe ohne Bedingungen und die Anzahl der Nebenangebote (§ 14a Abs. 3 VOB/A). Fehlende Preise oder Unterschriften werden weder verlesen noch vermerkt. Für Sie ist das Formblatt die Quelle des Submissionsergebnisses: In Ausschreibungsverfahren wird Ihnen die Zusammenstellung der Angebote zugesandt – nach einem Eröffnungstermin auf Antrag, nach einem Öffnungstermin ohne Bieter unverzüglich an alle. Seit der VOB/A 2019 dürfen Bieter nur noch bei nationalen Ausschreibungen mit zugelassenen schriftlichen Angeboten anwesend sein.

Wann müssen Sie die Submissionsniederschrift abgeben?

Die Niederschrift wird bei jeder Angebotsöffnung gefertigt: als Öffnungstermin unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist, wenn nur elektronische Angebote zugelassen sind (§ 14 VOB/A, § 14 EU VOB/A), oder als Eröffnungstermin zum festgelegten Zeitpunkt, wenn schriftliche Angebote zugelassen sind (§ 14a VOB/A). Was Sie verlangen können: In Ausschreibungsverfahren ist Ihnen das Ergebnis mitzuteilen – zugesandt wird ausschließlich die „Zusammenstellung der Angebote“ (Richtlinien zu 313, Nr. 3). Nach § 14 Abs. 6 und § 14 EU Abs. 6 VOB/A stellt der Auftraggeber die verlesenen Angaben unverzüglich elektronisch bereit; Bietern und Bevollmächtigten ist Einsicht in die Niederschrift und ihre Nachträge zu gestatten. Nach § 14a Abs. 7 VOB/A können Sie zusätzlich die nachgerechneten Endbeträge nach der rechnerischen Prüfung beantragen. Nicht mitgeteilt werden dürfen Angaben über den Inhalt der Angebote, den Verfahrensstand und die engere Wahl; veröffentlicht werden darf die Niederschrift nie (§ 14 Abs. 7, § 14a Abs. 8 VOB/A).

Was Sie in die Submissionsniederschrift eintragen

1. Kopf: Vergabegrundlage (VOB/A, VgV, VSVgV, UVgO), Maßnahmennummer, Maßnahme, Vergabenummer, Leistung, Ablauf der Angebotsfrist
2. Abschnitt I Vorbemerkungen: Vergabeverfahren, zugelassene Angebotsabgabe (Textform, Signatur, schriftlich), Anzahl der aufgeforderten Unternehmen
3. Abschnitt II Termin: ordnungsgemäßer Verschluss/Verschlüsselung, Beginn und Ende, Anzahl elektronischer und schriftlicher Angebote, Verlesung, Kennzeichnung, Einwendungen anwesender Bieter (nur Abschnitt 1)
4. Unterschriften von Schriftführung und Verhandlungsleitung, alternativ elektronische Signaturen
5. Abschnitt III Nachträge: verspätet eingegangene Angebote mit Eingangszeit und Verschuldensfrage; Übertrag der nachgerechneten Endsummen
6. Anlage „Zusammenstellung der Angebote“: Bieter, Angebotssumme, Anzahl Nebenangebote, Preisnachlass in v. H.; nachgetragen die geprüften Summen

Was passiert, wenn die Submissionsniederschrift fehlt oder falsch ist?

Sie können am Formblatt selbst nichts falsch machen – aber riskantes Verhalten wird hier aktenkundig. Verspätet eingegangene Angebote werden in Abschnitt III mit Eingangszeit und Verschuldensfrage vermerkt; ihr Inhalt wird nicht verlesen. Sind nur elektronische Angebote zugelassen, werden trotzdem eingereichte schriftliche Angebote wie verspätete behandelt (Richtlinien zu 313, Nr. 2.2). Verlesen und protokolliert werden nur Preisnachlässe ohne Bedingungen – das anschließende Prüfformblatt 315 kontrolliert ausdrücklich, ob Nachlässe „im Angebotsschreiben ohne Bedingungen abgegeben, wie in Niederschrift vermerkt“ wurden; Nachlässe an anderer Stelle werden gesondert festgestellt und nicht gewertet. Und wer als Bieter bei einem Eröffnungstermin anwesend ist, kann die Niederschrift als richtig anerkennen oder Einwendungen erheben und mitunterzeichnen (§ 14a Abs. 4 VOB/A) – eine Gelegenheit, Übertragungsfehler sofort zu rügen.

Worauf Sie achten müssen

• Erwarten, zur Submission eingeladen zu werden: Seit der VOB/A 2019 sind Bieter nur bei nationalen Ausschreibungen mit zugelassenen schriftlichen Angeboten dabei – in allen EU-Verfahren nie.
• Nach einem Eröffnungstermin auf die automatische Zusendung warten: Dort gibt es das Submissionsergebnis nur auf Antrag.
• Preisnachlässe mit Bedingungen anbieten und ihre Verlesung erwarten – protokolliert werden nur bedingungslose Nachlässe.
• Ein schriftliches Angebot einreichen, obwohl nur elektronische zugelassen sind: Es wird wie ein verspätetes behandelt.

Die Submissionsniederschrift nach Bundesland

Amtliche Quellen

• RichtlinieVHB Bund 2017, Lesefassung Stand 2023 (BMWSB / fib-bund.de)
• RechtsgrundlageVOB/A 2019, Abschnitte 1–3 (nichtamtliche Fassung, fib-bund.de)
• RichtlinieVHB Bayern, Ausgabe Oktober 2019 (fortgeschrieben bis Juli 2026), Gesamt-PDF

Verbindlich ist immer das Formblatt aus den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung — nicht der Download hier.

Häufige Fragen

Gehört dazu

• Formblatt 211 · Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
• Formblatt 213 · Angebotsschreiben
• Das Auftragsschreiben · Auftragsschreiben
• Glossar · Submission
• Glossar · Angebotsfrist
• Glossar · Nebenangebot