Formblatt 338: Auftragsschreiben
Mit Formblatt 338 erteilt die Vergabestelle den Zuschlag. Was Sie bei Erhalt prüfen müssen – Abweichungen, Bindefrist, § 150 BGB – und was zurückzusenden ist.
Fassung: VHB Bund, Ausgabe 2017 · Geprüft am 31.08.2026
- Wer füllt aus?
- Die Vergabestelle – Sie prüfen das Schreiben und senden die Zweitfertigung als Empfangsbestätigung unverzüglich zurück
- Mit dem Angebot?
- Nein – Sie erhalten es bei der Zuschlagserteilung; für Aufträge bis 10.000 Euro alternativ Bestellschein 340
- Frist
- Zugang vor Ablauf der Bindefrist (§ 18 Abs. 1 VOB/A); die Empfangsbestätigung ist unverzüglich zurückzugeben
- Risiko
- Abweichungen vom Angebot oder verspäteter Zugang machen die Annahme zum neuen Antrag (§ 150 BGB) – wer kommentarlos anfängt, nimmt womöglich konkludent an
- Quelle
- VHB Bund, Ausgabe 2017 – Teil 3, Abschnitt 330; Richtlinien zu 331
Das Wichtigste in Kürze
Formblatt 338 ist das Auftragsschreiben: „Auf Grund Ihres oben genannten Angebots erhalten Sie hiermit den Auftrag zur Ausführung der oben bezeichneten Leistungen.“ Mit ihm nimmt der öffentliche Auftraggeber Ihr Angebot an – der Zuschlag ist der Vertragsschluss. Der Vertrag kommt aber nur zustande, wenn das Angebot in allen Teilen unverändert innerhalb der Bindefrist angenommen wird (Richtlinien zu 331, Nr. 1.2). Deshalb ist das Schreiben bei Erhalt zu prüfen: Enthält es Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstige Änderungen, gilt die Annahme nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag; ging es erst nach Ablauf der Bindefrist zu, gilt es nach § 150 Abs. 1 BGB als neuer Antrag – in beiden Fällen entscheiden Sie mit Ihrer eigenen Erklärung über den Vertragsschluss (§ 18 Abs. 2 VOB/A).
Die beigefügte Zweitfertigung ist als Empfangsbestätigung unverzüglich zurückzugeben, darin benennen Sie Ihren bevollmächtigten Vertreter für die Entgegennahme von Anordnungen.
Das Auftragsschreiben, Feld für Feld
Tippen Sie auf einen Bereich des Formblatts, um die Erklärung zu sehen.
Abtipperei sparen
In brixl liegen Ihre Firmen- und Angebotsdaten zentral – wiederkehrende Formblatt-Angaben übernehmen Sie, statt sie neu zu tippen.
- 1Kopf — Vergabestelle, Datum, Auftragsnummer, Maßnahmennummer, Ansprechpartner; Baumaßnahme, Leistung, Bezug auf Ihr Angebot („Angebot vom“)
- 2Anlagen — Zweitfertigung des Auftragsschreibens, Hinweise für Rechnungsstellung und Zahlung (Beiblatt 339), ggf. Pläne
- 3Auftragserteilung mit Auftragssumme (brutto, ohne Instandhaltungsvergütung), im Namen und für Rechnung des genannten Trägers
- 4Benennung von Objekt-/Bauüberwachung (§ 4 Abs. 1 VOB/B) und ggf. Sicherheitskoordination – nur diese dürfen Anordnungen treffen
- 5Erläuterungen (nummeriert, Abschluss „Ende der Erläuterungen“ oder „Keine“) – hier stehen etwaige Abweichungen
- 6Empfangsbestätigung (von Ihnen auszufüllen) — Empfang bestätigen, bevollmächtigten Vertreter benennen, Ansprechpartner für den Sicherheitskoordinator, unverzüglich zurücksenden
Die häufigsten Fragen
Wann müssen Sie das Auftragsschreiben abgeben?
Die Vergabestelle verwendet das 338 bei der Zuschlagserteilung (VHB Teil 3, Abschnitt 330); für Aufträge bis 10.000 Euro voraussichtlichem Auftragswert steht alternativ der Bestellschein 340 zur Verfügung (Richtlinien zu 340). Auch selbständige Anschlussaufträge während der Baudurchführung – zweckmäßige, nicht zwingend erforderliche Leistungen nach § 1 Abs. 4 Satz 2 VOB/B – werden mit 338 oder 340 beauftragt (Richtlinien 510, Nr. 1.4.2). Zeitlich gilt § 18 Abs. 1 VOB/A: Der Zuschlag muss Ihnen vor Ablauf der Bindefrist zugehen; die Bindefrist beginnt mit dem Ablauf der Angebotsfrist und soll im Regelfall 30 Kalendertage nicht überschreiten (§ 10 VOB/A).
Kann der Auftrag nicht rechtzeitig erteilt werden, muss die Vergabestelle mit den in Betracht kommenden Bietern eine Verlängerung vereinbaren – der Sie zustimmen können, aber nicht müssen. In EU-Verfahren muss vor dem Zuschlag die Information nach § 134 GWB erfolgt sein; ohne sie geschlossene Verträge sind nach § 135 Abs. 1 GWB schwebend unwirksam.
Was passiert, wenn das Auftragsschreiben fehlt oder falsch ist?
Ein Vergabe-Ausschlussrisiko besteht hier nicht mehr – das Risiko liegt im Vertragsschluss. Prüfen Sie drei Dinge: Erstens Abweichungen. Jede Änderung gegenüber Ihrem Angebot – im Feld „Erläuterungen“, bei der Auftragssumme, in beigefügten Unterlagen – macht die Annahme zum neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB); nehmen Sie kommentarlos die Arbeit auf, riskieren Sie, den geänderten Inhalt konkludent anzunehmen.
Zweitens den Zeitpunkt: Ein nach Bindefristablauf zugegangener Zuschlag bindet Sie nicht automatisch – Sie sind aber gehalten, sich unverzüglich über die Annahme zu erklären (§ 18 Abs. 2 VOB/A). Drittens die Nachlässe: Nicht gewertete Preisnachlässe bleiben rechtsverbindlicher Angebotsinhalt und werden mit der Auftragserteilung Vertragsinhalt (Richtlinien zu 331, Nr. 1.3) – kalkulieren Sie also nicht darauf, dass ein „nicht gewerteter“ Nachlass verfallen wäre. Die Empfangsbestätigung verlangt außerdem die Benennung eines bevollmächtigten Vertreters; ein Wechsel ist unverzüglich mitzuteilen.
Worauf Sie achten müssen
- Das Auftragsschreiben nicht gegen das eigene Angebot prüfen: Abweichungen machen die Annahme zum neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB) – wer kommentarlos anfängt, akzeptiert sie womöglich konkludent.
- Einen nach Bindefristablauf zugegangenen Zuschlag als automatisch bindend behandeln – er ist ein neuer Antrag, über den Sie sich unverzüglich erklären müssen.
- Die Empfangsbestätigung liegen lassen oder keinen bevollmächtigten Vertreter benennen.
- Annehmen, nicht gewertete Preisnachlässe seien hinfällig – sie werden mit dem Auftrag Vertragsinhalt.
Kann ich mir die Abtipperei sparen?
brixl legt Auftragsschreiben und Angebot nebeneinander: Abweichungen in Erläuterungen und Auftragssumme, Bindefristablauf, offene Rücksendungen – damit der Zuschlag nicht ungeprüft zum Vertrag wird. Dazu erkennt brixl je Ausschreibung, ob das Auftragsschreiben überhaupt gefordert ist – mit Fundstelle in den Vergabeunterlagen und Fristerinnerung. Sie prüfen, statt abzutippen.
Was mache ich, wenn das Auftragsschreiben von meinem Angebot abweicht?
Nicht kommentarlos anfangen. Eine abändernde Annahme gilt als Ablehnung verbunden mit neuem Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB) – Sie entscheiden mit Ihrer Erklärung, ob und zu welchen Bedingungen der Vertrag zustande kommt, und sind nach § 18 Abs. 2 VOB/A gehalten, sich unverzüglich zu erklären.
Der Zuschlag kam nach Ablauf der Bindefrist – bin ich gebunden?
Nein, nicht automatisch: Die verspätete Annahme gilt als neuer Antrag (§ 150 Abs. 1 BGB). Sie können annehmen – etwa durch Erklärung oder Arbeitsaufnahme – oder ablehnen; erklären sollten Sie sich unverzüglich.
Muss ich die Zweitfertigung zurücksenden?
Das Formblatt bittet ausdrücklich darum – unverzüglich, unterschrieben, mit Benennung Ihres bevollmächtigten Vertreters für Anordnungen. Ohne benannten Vertreter fehlt der Baustelle der definierte Kanal für Weisungen.
Welche Varianten gibt es?
Amtliche Quellen
Hinweis: Diese Seite ist eine redaktionell aufbereitete Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind allein die verlinkten amtlichen Dokumente in ihrer jeweils geltenden Fassung; alle Angaben wurden am 31.08.2026 gegen die Quellen geprüft, eine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität wird nicht übernommen. Beispieldarstellungen enthalten frei erfundene Werte.