Formblatt 3216: Nachforderung – Bieter

Die Nachforderung kurz erklärt

Das Formblatt 3216 „Nachforderung – Bieter“ (EU-Verfahren: 3216EU) ist das Schreiben, das Sie von einer bayerischen Vergabestelle erhalten, wenn in Ihrem Angebot Unterlagen fehlen und Sie für den Zuschlag in Betracht kommen. Voller Betreff: „Nachforderung von Unterlagen und Anforderung weiterer Unterlagen sowie Aufklärung des Angebotsinhalts“. Drei Abschnitte: (1) mit dem Angebot geforderte, aber fehlende Unterlagen (§ 16a VOB/A bzw. § 16a EU) – von der Eigenerklärung 124 über die Preisermittlung 221/222 bis zu Produktangaben; (2) zusätzlich angeforderte Unterlagen, etwa Referenznachweise in Anlehnung an das Formblatt 444, Unbedenklichkeitsbescheinigungen oder die Aufgliederung 223; (3) Unterlagen zur Aufklärung des Angebotsinhalts (§ 15 VOB/A). Jeder Abschnitt trägt eine eigene Frist als konkretes Datum – und jede endet mit derselben Drohung: Bei Nichtvorlage wird Ihr Angebot ausgeschlossen. Die Frist ist kurz; nach § 16a Abs. 4 VOB/A soll sie sechs Kalendertage nicht überschreiten.

Wann müssen Sie die Nachforderung abgeben?

Sie füllen das Formblatt nicht aus – Sie reagieren darauf, und zwar sofort. Nach § 16a Abs. 1 VOB/A muss der Auftraggeber fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmens- und leistungsbezogene Unterlagen nachfordern, es sei denn, er hat die Nachforderung in Bekanntmachung oder Vergabeunterlagen ausgeschlossen (angekündigt in Formblatt 211 Nr. 3.3). Fehlende Preisangaben dürfen grundsätzlich nicht nachgefordert werden (§ 16a Abs. 2). Bei Erhalt: Frist notieren, alle angekreuzten Positionen vollständig zusammenstellen und – bei elektronischer Kommunikation – ausschließlich über die Vergabeplattform einreichen; das Formular schreibt den Weg zwingend vor. Bei Papier- oder Fax-Kommunikation ist die Rückbestätigungsseite umgehend unterschrieben zurückzusenden. Praktisch: Für die Eigenerklärung 124 genügt statt einzelner Nachweise die Mitteilung Ihrer PQ-Nummer im Präqualifikationsverzeichnis. Ein nummerngleiches Bundes-Pendant gibt es nicht – das VHB Bund enthält kein Formblatt für das Nachforderungsschreiben; dort wird die Entscheidung nur im Vergabevermerk 111 dokumentiert.

Was Sie in die Nachforderung eintragen

1. Kopf: Vergabestelle, Datum, Vergabenummer, Maßnahme, Leistung, Ihr Angebot vom, Los-Nr., Ablauf der Angebotsfrist
2. Rückbestätigungsseite (nur 3216, bei Papier-/Fax-Kommunikation): Empfang vollständig bestätigen, umgehend zurücksenden
3. Abschnitt 1 mit Frist: fehlende, mit dem Angebot geforderte Unterlagen – 124 (ganz oder Teile, ersatzweise PQ-Nummer), Einzelnachweise nach 211/212, Produktangaben, 221 oder 222, Erklärungen 2491 (Kinderarbeit) u. a.
4. Abschnitt 2 mit eigener Frist: zusätzlich angeforderte Unterlagen – Referenznachweise in Anlehnung an Formblatt 444, Beschäftigtenzahlen, Registerauszüge, Unbedenklichkeitsbescheinigungen (SoKaBau, Finanzamt, Berufsgenossenschaft), § 48b EStG, 223, Nachunternehmer-Benennung mit 236, Urkalkulation (Nr. 2.12)
5. Abschnitt 3 mit Frist: Unterlagen zur Aufklärung des Angebotsinhalts (§ 15 bzw. § 15 EU VOB/A)
6. 3216EU zusätzlich: Hinweis auf eCertis für gleichlautende Eignungsnachweise aus anderen EU-Mitgliedstaaten

Was passiert, wenn die Nachforderung fehlt oder falsch ist?

So hoch wie bei kaum einem anderen Formblatt, und ausdrücklich angedroht: „Werden die oben genannten Angaben nicht innerhalb der genannten Frist vorgelegt, wird Ihr Angebot ausgeschlossen (§ 16a VOB/A).“ § 16a Abs. 5 ordnet den Ausschluss zwingend an – Ermessen gibt es nicht. Auch Abschnitt 2 (zusätzlich angeforderte Unterlagen, in der EU-Fassung gestützt auf § 16 EU Abs. 1 Nr. 4 VOB/A) und Abschnitt 3 (Aufklärung, § 15 Abs. 2 bzw. § 15 EU Abs. 2 VOB/A) drohen den Ausschluss an. Zwei Fallstricke stehen direkt im Formular: Unterlagen sind „vollständig“ einzureichen – eine halbe Nachlieferung wahrt die Frist nicht. Und eine Urkalkulation mit Sperrvermerk oder elektronischer PIN „gilt bis zur Freigabe des Vermerkes oder der Übermittlung der PIN als nicht eingegangen“ (Nr. 2.12) – die gesperrte Datei hochzuladen genügt nicht. Wer per E-Mail schickt, wo die Plattform vorgeschrieben ist, riskiert denselben Ausgang.

Worauf Sie achten müssen

• Die Frist reizen: Sie soll nach § 16a Abs. 4 VOB/A höchstens sechs Kalendertage betragen – wer wartet, verliert; der Ausschluss ist zwingend.
• Unvollständig nachliefern – das Formular verlangt ausdrücklich die vollständige Einreichung.
• Per E-Mail oder Post schicken, obwohl die Vergabeplattform vorgeschrieben ist.
• Die Urkalkulation gesperrt hochladen, ohne PIN oder Freigabe fristgerecht zu übermitteln – sie gilt als nicht eingegangen.

Die Nachforderung nach Bundesland

Amtliche Quellen

• RichtlinieVHB Bayern, Ausgabe Oktober 2019 (fortgeschrieben bis Juli 2026), Gesamt-PDF
• RechtsgrundlageVOB/A 2019, Abschnitte 1–3 (nichtamtliche Fassung, fib-bund.de)
• RichtlinieVHB Bund 2017, Lesefassung Stand 2023 (BMWSB / fib-bund.de)

Verbindlich ist immer das Formblatt aus den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung — nicht der Download hier.

Häufige Fragen

Gehört dazu

• Formblatt 124 · Eigenerklärung zur Eignung
• Formblatt 221 · Preisermittlung bei Zuschlagskalkulation
• Formblatt 222 · Preisermittlung bei Kalkulation über die Endsumme
• Formblatt 444 · Referenzbescheinigung
• Formblatt 216 · Verzeichnis der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen
• Glossar · Präqualifizierung
• Glossar · Eignungsnachweise
• Glossar · Angebotsfrist